Las 10 funciones que todos deberíamos saber de Excel

Ciudad de México. Microsoft Excel es una herramienta de hojas de cálculo que es más útil de lo que cualquiera podría imaginar. Aunque utilizarla a veces puede resultar tedioso, existen algunos atajos (“shortcuts”, en inglés) que le podrían facilitar el trabajo.

Excel ofrece aproximadamente 500 funciones de las cuales algunas son muy “sencillas de aprender y podrían suponer un gran progreso en la productividad”, según la Universidad de Harvard.

Acorde con cifras publicadas en la revista digital de la universidad, el 10% de la vida laboral de las personas es invertido en realizar y utilizar hojas de cálculo. Pero ¿qué pasaría si incrementáramos nuestro conocimiento de esta herramienta de trabajo?

Algunas de estas funciones sugeridas por el sitio de la Universidad de Harvard son las siguientes:

1. Pegado especial. Esta función le permite escoger a la persona cuáles elementos de la celda copiada necesita pegar en la nueva. Después de copiar (CTRL+C) presione CTRL+ALT+V para utilizar el pegado especial y hacer su selección. Por otro lado, ALT+E+S+V es el atajo para solamente pegar valores.

2. Añadir múltiples filas. Añadir filas es una tarea común al utilizar hojas de cálculo. Esta función le permite insertar más de una al mismo tiempo. Presionar CTRL+SHIFT + (signo de más), le permitirá agregar filas de manera más sencilla. Otro método es seleccionar el número de filas que quiere agregar (por ejemplo 5) y presionar clic derecho > insertar optimiza el trabajo, pues insertará el número de filas que haya seleccionado.

3. Rellenado rápido. Esta función automáticamente rellena datos si el programa logra identificar un patrón. Por ejemplo, si tiene una lista que va de ABC-0001 a ABC-0002 fácilmente puede deshacerte del ABC- y dejar únicamente los números de manera rápida y sencilla con flash fill.

Primero debe establecer el patrón al escribir 0001 en la primera celda. Si flash fill está activado (Opciones, Avanzado), solo debe comenzar a escribir el siguiente número en la celda de abajo y esta función reconocerá el patrón y rellenará los siguientes números por usted. Solamente deberá presionar la tecla Enter para aceptar. También puede activarlo con Ctrl + E o ir a la pestaña de “Datos” y activar “Relleno Rápido”.

4. Indice y coincidir. Si bien cada una de estas funciones por separado es muy útil, al usarlas en combo su poder se incrementa y se convierten en una función invaluable al permitir extraer datos de una base de datos grande, de manera precisa y eficiente. Para ejecutar estas acciones, antes debe saber que “Indice” tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) es utilizada para realizar búsquedas. Asimismo “Coincidir”(valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) generalmente se usa para descubrir la posición de un valor dentro de una lista.

5. Suma rápida. De acuerdo con la Universidad de Harvard, se trata de una de las primeras cosas que se aprenden al utilizar este programa de cálculo. Para realizar una suma rápida solamente debes seleccionar la celda y haz clic en Ctrl + Shift + = para activar la función. Equivale a “Autosuma”. Esta herramienta es de utilidad, debido a que te permite seleccionar la celda al final de una fila o columna en segundos.

6. CTRL Z / CTRL Y. Es de conocimiento general que el CTRL+Z se utiliza para deshacer cualquier error. Pero CTRL+Y hace totalmente lo opuesto: rehace. Es decir, si presionaste CTRL+Z por error, CTRL+Y vuelve a poner en su lugar lo eliminado. (Este combo también se puede utilizar en otros programas como Word, por ejemplo).

7. Eliminar duplicados. La explicación de esta función es evidente: quita los datos que están repetidos. Para usarla solo debe seleccionar la tabla, ir a la pestaña “Datos” de Excel y hacer clic en “Quitar Duplicados”. El programa le preguntará a qué columna le aplicará dicho cambio. Es recomendable poner en otra página los datos removidos.

8. Congelar paneles. Esta función resulta útil cuando usted debe contrastar datos de filas o columnas muy alejadas unas de otras. Al congelarlos, se mantendrán en pantalla mientras usted navega por la hoja de cálculo. Únicamente elija la parte de la hoja de cálculo que quiere congelar y haga clic en el menú “Vista”. Después seleccione “Inmovilizar fila superior” e “inmovilizar columna”, y presione en lo que quiera congelar.

9. F4. Esta tecla ubicada en la parte superior de su teclado, cuenta con dos funciones específicas dentro de Excel: crear una referencia absoluta y repetir su acción o comando más reciente. Para hacer cualquiera de dichas opciones, solamente debe pulsar F4. En la mayoría de los casos al pulsar dicha tecla se repetirá la última acción. De igual manera, si presiona la tecla mientras tiene resaltada una celda con una fórmula, le dará opciones de posibles referencias.

10. Ctrl + flechas. Con este comando, es muy sencillo acceder al último dato de la base de datos, sin necesidad de pasar por todos los datos que la componen. Es muy útil cuando las hojas de cálculo son muy grandes. Para utilizarlo, presione Ctrl + Abajo para llegar al final de documento o use las flechas. También le servirá para seleccionar datos en segundos. GDA/El Universal/México