Todos los días, el gobierno se expone a pagar más del dinero del necesario por manejar, “a la usanza del siglo XVII”, las 18.000 pensiones con cargo al Presupuesto Nacional, entre las cuales están las jubilaciones de lujo.

Tan rudimentario es el sistema de la Dirección Nacional de Pensiones del Ministerio de Trabajo que, para consultar datos sobre un pensionado, el expediente es acarreado en carretilla, antes de que el documento llegue a su destino.

Pueden pasar días, y hasta semanas, en que el soporte documental pasea de un departamento a otro, de escritorio en escritorio, y es manipulado por distintas manos, antes de arribar al área donde se realizará el trámite para el cual fue requerido.

El margen para retrasos y errores es amplio, lo que arriesga al gobierno a pagar sumas de más por errores y por indemnizaciones cuando no responden a tiempo las solicitudes de los jubilados.

Así lo expone un informe de la Contraloría General de la República y lo confirma del director nacional de Pensiones (DNP), Luis Paulino Mora.

Método ‘risible’

El jerarca de la DNP reconoce los señalamientos de la Contraloría y califica como “risible” los métodos de trabajo empleados en la dependencia que él lidera.

“En el siglo XXI venimos cosiendo los expedientes con manila, a la usanza del siglo XVII. Eso es risible y es así desde que yo llegué aquí (en el 2018)”, admite el funcionario.

El director de Pensiones detalla que los primitivos mecanismos ejecutados para salir con las labores atrasan las solicitudes de los pensionados.

Por ejemplo, si determinado departamento requiere consultar algún dato en el expediente de un jubilado y este documento está en uso en otra área de la DNP, es necesario acarrearlo.

“Evidentemente, el acarreo tiene un tiempo y un retardo asociado, porque alguien tiene que ponerlo en una carretilla y llevarlo”.

Según Mora, dicha diligencia genera otro contratiempo, y es “que se barajan los expedientes”.

“Si alguien pone un expediente encima de otro que puso un compañero, y ese documento tiene que ser acarreado, a la hora de llevarlo puede ser que quede acomodado al final; solamente por el hecho de que hay que ponerlo físicamente”, prosigue el jerarca.

Entonces, remata el director, es cuando ocurre que unas solicitudes de los pensionados se resuelven antes que otras, sin importar cuál fue presentada primero.

De ahí la importancia de migrar todos los expedientes al formato electrónico.

Hoy, lo más cercano que tienen a eso es un depositorio de documentos digitales, el cual no es más que los expedientes escaneados.

“Mi sueño es poder encaminar esas contrataciones hacia un expediente digital con el que el usuario ni siquiera tenga que venir aquí, y que pueda consultarlo desde su casa”.

Falta de automatización

Son muchas de las gestiones en esa instancia del Ministerio de Trabajo, donde la falta de automatización de procesos repercute negativamente en los jubilados y en las finanzas del Estado, estima la Contraloría General de la República (CGR).

Así lo revela el ente contralor en el Informe de auditoría de carácter especial sobre la funcionalidad de los sistemas automatizados de la DNP, publicado la semana pasada, luego de una auditoría que se inició el 1° de enero de 2016 y culminó el 30 de setiembre de 2019.

Según el estudio de la Contraloría, a pesar de haber invertido $2,9 millones (más de ¢1.692 millones) en su sistema informático entre el 2011 y el 2019, esa dependencia “se expone a riesgos” por su forma artesanal de trabajar.

“La falta de automatización de los procesos de la DNP, a pesar de los recursos invertidos a la fecha, expone a esa Dirección a riesgos en la calidad de la información en detrimento del beneficiario de la pensión y la Hacienda Pública, dada la elaboración de procesos manuales, lo cual también ralentiza los trámites”, argumenta el informe.

Asimismo, consideró el ente contralor, el uso de “sistemas obsoletos” para realizar trámites, supone la “desintegración de la información” y deja en evidencia la carencia de “una estrategia integrada en cuanto a sistemas de información”.

El único proceso automatizado con el que cuenta la DNP es el Sistema de Revalorización de Planillas (SRP), software mediante el cual se paga a los pensionados.

Dicho sistema realiza el cálculo automático cada vez que hay algún ajuste en las jubilaciones, por ejemplo, los aumentos por costo de vida decretados por el gobierno cada seis meses.

No obstante, resaltó la CGR, el resto de procesos no son soportados digitalmente.

Entre estos se encuentran la gestión de la información de los pensionados –o manejo de expedientes–, la declaratoria de los derechos de pensión a los beneficiarios, los pagos de períodos anteriores y las sumas giradas de más a las personas cuyas pensiones caducan.

Las sumas giradas de más son miles de millones de colones pagados por el Estado, adicionalmente, a pensionados que ya fallecieron o a sus herederos cuyos derechos ya caducaron.

Esto ocurre porque la DNP no cuenta con una plataforma idónea para determinar el día exacto en que mueren las personas o, bien, en que vence su derecho de ostentar la jubilación.

Entre el 2014 y el 2018, esta instancia gastó ¢3.140 millones en sumas giradas de más, según otro informe de la Contraloría.

La Dirección Nacional de Pensiones adminisitra 18 regímenes con cargo al Presupuesto Nacional dentro de los cuales se encuentran las conocidas pensiones de lujo, porque sus cotizantes no contribuyeron lo suficiente para recibirlas.

Junto con las del Magisterio Nacional, estas jubilaciones se comen alrededor de ¢700.000 millones al año de las arcas del gobierno, recursos provenientes, en su mayoría, de los impuestos aportados por los contribuyentes.

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Gasto de miles de millones en demandas

La ausencia de procesos automatizados se traduce en pérdidas de dinero para la DNP.

Como la instancia no cuenta con datos estadísticos sobre la cantidad de solicitudes sobre reclamos de pagos de pensiones en períodos anteriores, ni de la cantidad de días que toma resolverlos, los pensionados han ganado una serie de recursos de amparo y de legalidad.

Se trata de demandas interpuestas por los afectados ante la Sala Constitucional o ante el Tribunal Contencioso Administrativo que, entre el 2016 y el 2018, le costaron a la DNP ¢1.080,5 millones.

Son amparos por la negación de la justicia administrativa, instrumento que aplica cuando una instancia no resuelve a tiempo las solicitudes de los usuarios.

“Entonces, la persona con quien duramos algo más de lo deseable, tiene derecho a presentar el amparo”, aseguró Luis Paulino Mora, director nacional de Pensiones.

Según el jerarca de la DNP, el tiempo de ley para resolver cada caso es de tres meses.

Sin embargo, cuando tardan más de lo debido y el beneficiario los demanda, deben pagar las costas.

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¿Por qué si se han invertido casi $3 millones en 8 años, el sistema es insuficiente?

Según Mora, el contrato en el que se invirtieron los $2,9 millones (más de ¢1.692 millones) estaba limitado al desarrollo del sistema de revalorización de planillas.

De hecho, defendió, las prioridades que la misma Contraloría puso a la DNP desde hace años fueron resolver primero el asunto de pago de planillas y, posteriormente, la declaración de derechos a los pensionados.

Lo anterior a pesar de que el pago de planillas no es la primera de las acciones ejecutadas por la DNP para atender a los pensionados.

Mora explicó cuáles son dichas instancias:

-La solicitud de una pensión o cualquier gestión relacionada con esta se incia en Plataforma de Servicios.

-Luego pasa al departamento de Declaración de Derechos, donde se emite la declaración.

-Posteriormente, el caso pasa a la oficina de Notificaciones, donde se comunica a los beneficiarios que se llevó a cabo el acto jurídico de otorgamiento de la pensión.

Luego va a Planillas, donde se giran los fondos mediante el Sistema de Revalorización de Planillas (SRP).

“Se invirtieron las prioridades, porque antes de declaración de derechos está el procedimiento de solicitud de los documentos, que también debería ser informatizado”, amplió el director.

Por lo tanto, enfatizó, tendrán que conversar con la Contraloría para organizar prioridades.