La falta de control del gasto y el inadecuado manejo de riesgos hicieron que un proyecto para instalar sistemas informáticos en el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) pasara de costar $34 millones a $82,1 millones.

Eso es 141% de encarecimiento equivalente a $48 millones extra entre el monto original previsto en el 2014 y el que en realidad se acumulaba hasta la fecha cuando se descubrió la pifia (21 de diciembre de 2018).

Así lo revela un informe de auditoría de la Contraloría General de la República (CGR) que revisó cómo implementó el Instituto el llamado Programa de Modernización Administrativa Financiera (PMAF), para una actualización general de sistemas informáticos en finanzas y administración.

Según la Contraloría, la complejidad del ICE por su diversidad de procesos, negocios, servicios y clientes hizo que con el tiempo se desarrollaran múltiples sistemas informáticos integrados a otros sistemas.

Como grupo empresarial, el ICE tiene 82 sistemas informáticos y 385 interfaces entre ellos (una interfaz en este contexto se refiere a conexiones entre sistemas) ligados a plataformas informáticas de otras áreas de la empresa o a sistemas externos a esta.

Esto condujo a buscar una solución integral por medio de un sistema tipo ERP (Enterprise Resource Planning por sus siglas en Inglés). El camino hacia esa solución arrancó en enero del 2014, precisa el informe DFOE-IFR-IF-00006-2019 publicado el pasado 6 de junio.

Este sistema es para rediseñar, integrar y consolidar los procesos operativos y administrativos de Finanzas, Cadena de Abastecimiento, Talento Humano y Gestión de Proyectos; así como mejorar la eficiencia y la disponibilidad de la información para la toma efectiva de decisiones.

Sobre el papel, la idea era del mayor interés del ICE para mejorar su gestión de procesos, tiempos y hasta gasto. En la realidad, fue otra la situación.

En la implementación de ese proceso no hubo listas de chequeo mensual para identificar y controlar riesgos, así como informes de avance; es decir, no hubo una debida actualización del progreso del programa.

La CGR asegura que tampoco hubo control de los costos del programa, al punto de excluirse costos directos e indirectos respecto a la inversión inicial, y a la fecha de la auditoría, el gasto en el proyecto superaba en 42% lo inicialmente previsto.

Ambos hallazgos se relacionan entre sí y explican la profundidad del chasco institucional.

Las listas de chequeo para gestión de riesgo incluyen un apartado para medir el presupuesto e ir verificando la aparición de gastos imprevistos, si se han hecho controles de cambio del presupuesto o actualizaciones del plan financiero de la iniciativa.

“Aunado a esto, el proceso inicial de identificación de costos del Programa no consideró costos directos e indirectos relevantes (tales como remuneraciones a empleados del ICE involucrados en el proyecto, o el uso de activos institucionales), sino que se limitó a los costos relacionados con las contrataciones”, explica el informe de la CGR.

Ante consultas de La Nación, Irene Cañas, presidenta ejecutiva del ICE, aseguró que el 9 de mayo de 2019 la Presidencia Ejecutiva conformó un Órgano para realizar una investigación preliminar sobre los procesos relacionados con el Programa Modernización Administrativa Financiera (PMAF).

“Entre los temas considerados están los procesos de contratación administrativa, costos, control de los contratos, pagos, avance del programa y sus proyectos, entre otros”, declaró en un correo electrónico.

Agregó que se identificaron los mismos hallazgos señalados por la Contraloría y sostuvo que ya trabajan para subsanar los problemas.

Más costos

Conforme avanzó el programa, explica la CGR, debieron reconocerse dichos costos como parte del PMAF, además de otros costos adicionales que han surgido como parte de los cambios en el alcance de la solución integral.

Entre esos están cobros adicionales de proveedores involucrados en el PMAF, modificaciones y prórrogas de contrataciones y contrataciones aún por realizarse.

Tales debilidades, señala el documento, tienen su origen en que, como parte del PMAF, el ICE sentó responsabilidades y actividades de coordinación de la gestión financiera contable pero sin definir las diligencias relativas a gestión de costos.

Tampoco se utilizaron mecanismos de control establecidos (listas de chequeo) para controlar e identificar oportunamente desviaciones relacionadas con los costos.

Otro problema detectado fue la ausencia de participación del Comité Informático Empresarial del ICE y de la División Corporativa de Tecnologías de Información, “todo lo cual redundó en un atraso importante en la implementación del ERP en el ICE”.

Correcciones

Entre sus disposiciones, la CGR le ordenó al ICE remitirle un informe de cumplimiento respecto a la asignación de funciones y responsabilidades del Comité Informático Empresarial (CIE) e instruir la participación de dicho Comité, así como de la División Corporativa de Tecnologías de Información (DCTI), en todo programa y proyecto relacionado con tecnologías de información.

Además, le ordenó finiquitar como en derecho corresponda todo proceso de atención de cobros adicionales de proveedores por concepto de servicios relacionados con la implementación del programa.

También le ordenó elaborar un análisis general de qué falta para terminar la implementación del PMAF, en cuánto tiempo, cuánto dinero más costará y si dispone de los fondos para efectos de presupuesto.

Consultas a Irene Cañas: ‘Se detectaron múltiples oportunidades de mejora’

– ¿Hay alguna gestión en el ICE para buscar responsables por estas falencias que condujeron a un encarecimiento de $48 millones en ese proceso?

– El 9 de mayo de 2019 la Presidencia Ejecutiva conformó un Órgano para realizar una investigación preliminar sobre los procesos relacionados con el Programa Modernización Administrativa Financiera (PMAF). Entre los temas considerados están los procesos de contratación administrativa, costos, control de los contratos, pagos, avance del programa y sus proyectos, entre otros.

– ¿Cuál es el mensaje de la presidencia del ICE a la opinión pública al respecto de estos hallazgos que contribuyen a complicar la vida financiera de este grupo de empresas públicas?

– Al asumir funciones en mayo 2018, encontramos la implementación de una herramienta para la Planificación de los Recursos Empresariales (ERP), cuyo objetivo es la integración de los procesos de soporte administrativo financieros para brindar transparencia y optimizar recursos a nivel institucional, a la cual se le realizó un diagnóstico que determinó la existencia de múltiples oportunidades de mejora.

"En virtud de lo anterior, el diagnóstico institucional realizado coincide con los hallazgos identificados por la Contraloría General de la República en su reciente informe, por lo que la Administración, desde el año anterior, trabaja en la subsanación de los mismos, con el fin de impulsar la óptima gestión del proyecto, tanto en eficiencia como eficacia de los recursos.

"En materia de recorte de gastos e inversiones, la Administración decidió suspender la implementación planificada del ERP en las subsidiarias del Grupo ICE, cuyo costo estimado era cercano a los $22 millones, así como el cese del contrato para la identificación de brechas, que tenía un costo superior a los $4,5 millones. Al mismo tiempo, se impulsó una renegociación de los contratos por demanda obteniendo una reducción de costos superior a los $2 millones.

“Adicionalmente, se ha iniciado un proceso para optimizar las subsiguientes contrataciones por rubros de operación y mantenimiento, con el fin de optimizar la utilización de recursos, sin poner en riesgo la operación del ERP y los impactos que esto pueda tener sobre los negocios”.

– ¿Qué se propone hacer para apurar y liquidar este proceso? ¿Qué falta por implementar del PMAF y cuánto más prevén que costará?

– El avance del Programa es de un 86%, y tal como se indicó en la respuesta anterior, la Administración ha efectuado cambios de estructura, dirección, optimización de contratos, entre otros. La optimización de este programa está marcha y nos permitirá identificar el plazo e inversiones restantes.

– ¿Cuándo estaría finalmente completada esta actualización informática?

– Se espera cerrar el programa el II semestre del 2020.