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El Ministerio de Educación Pública (MEP) pagó durante los últimos 15 años, el salario a 900 educadores fallecidos debido a que el reporte de las defunciones pasa por varias manos antes de llegar a las oficinas centrales de la institución, para registrarlas. Se depositaron cerca de ¢700 millones.
Generalmente, las incapacidades, defunciones, pensiones, permisos sin goce de salario o renuncia de docentes no son reportados con prontitud al Ministerio y con frecuencia llega el reporte cuando ya está cerrada la planilla. Por esta causa, el pago se realiza aunque no corresponda y la institución debe correr para tratar de recuperar el dinero pagado.
Todas estas complicaciones surgen porque todavía en pleno siglo XXI, el MEP maneja en papel todos sus datos sensibles, es decir, esta información no está digitalizada ni centralizada por lo cual no es posible ingresar de inmediato los movimientos o gestiones del personal.
Ocurre a pesar de que en el MEP existe la Dirección de Informática de Gestión, que tiene 138 funcionarios, y que maneja un presupuesto anual de ¢3.300 millones. En total, el MEP tiene un presupuesto de ¢2,6 billones.
La falta de digitalización no solo afecta el manejo de la información de su enorme planilla de 86.000 funcionarios, sino que se extiende a todas las áreas de la institución, que incluyen, la información del millón de alumnos matriculados en kínders, escuelas y colegios.
El año pasado, por ejemplo, el Ministerio tuvo que hacer un “llamado desesperado” a los padres de familia para recuperar las notas de 850.000 alumnos cuyos docentes se fueron tres meses a huelga y dejaron el registro solo en los centros educativos. Al finalizar el curso lectivo, el MEP desconocía quiénes habían pasado y quiénes no. La incertidumbre también se extendió a estudiantes y sus familias. Esto ocurrió también por la falta de un sistema centralizado de información.
Además, debido a que el Ministerio no tiene centralizada la matrícula, algunos directores inflan el número de estudiantes, pues cuanta más alta, la matrícula, más altos son sus salarios.
De tal anomalía se tiene conocimiento desde hace por lo menos siete años, sin a la fecha se hallan tomado medidaspara evitarlo, como lo reprochó la propia Auditoría Interna del MEP en un informe de agosto.
La información relacionada con matrícula y demás datos de los centros educativos se recolecta por medio de formularios en el programa Excel, los que, posteriormente, cada centro educativo pasa al Departamento de Análisis Estadístico, para que sus digitadores ingresen manualmente esta información al sistema. Consolidar a nivel central la información remitida por los centros puede tomar meses.
La solución parece muy clara, pero no se ve a corto plazo. El MEP informó de que hasta finales del próximo año comenzará a funcionar la primera de ocho etapas del proyecto denominado Sistema de Administración Básica de la Educación y sus Recursos (Saber).
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De acuerdo con Paula Villalta, viceministra de Planificación Institucional, este plan facilitará la integración de bases de datos y la construcción de nuevos sistemas de información en el MEP, con el objetivo de fortalecer la gestión administrativa. Las construcción de las ocho etapas de esta plataforma finalizaría hasta dentro de seis años, si encuentran los recursos para financiarla.
Añadió que esta plataforma recoge las recomendaciones emitidas por el Estado de la Educación sobre la necesidad de la digitalización en el MEP.
“La conceptualización de esta plataforma abarca varias de las áreas de gestión principales del MEP, comenzando por la automatización del proceso de matrícula para el registro del estudiante, pasando por la evaluación y la asistencia en clase, hasta herramientas de soporte administrativo como el planeamiento docente, la gestión de recursos humanos, de infraestructura, entre otros”, manifestó Villalta.
¿En qué consiste?
La plataforma abarca casi todos los procesos de gestión de la entidad. Comienza por la automatización de la matrícula para el registro del estudiante, la evaluación y la asistencia a clase, hasta las herramientas de soporte administrativo como el planeamiento docente, la gestión de recursos humanos y de infraestructura, entre otros.
Etapa 1: Actualmente, está en construcción. Llevará el registro del estudiante con su número de cédula. Esto permitirá automatizar el proceso de prematrícula y ratificación de matrícula que realizan los encargados de los estudiantes (padres o tutores); incluso podrían hacerlo desde sus dispositivos móviles.
Para evitar que se infle la matrícula, el MEP tendrá un enlace con el Tribunal Supremo de Elecciones y con la Dirección de Migración y Extranjería.
En esta etapa se incluirá el módulo de alerta temprana para que los centros educativos aborden en tiempo real situaciones de posibles riesgos de exclusión escolar. Además, la plataforma ministerial estará integrada con sistemas nacionales como Sinirube (Sistema Nacional de Información y Registro Único de Beneficiarios del Estado) y Expediente Digital Único en Salud (EDUS) de la Caja Costarricense de Seguro Social.
Se desarrolla con una donación de la Unión Europea, que alcanza los €200.000 (¢127 millones).
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“En el mediano plazo, con el diseño y construcción de las etapas siguientes de la Plataforma Ministerial, para las cuales se están buscando fuentes de financiamiento, el MEP dispondrá de información mucho más precisa y consistente”, dijo Villalta.
Etapa 2: En la segunda etapa del proyecto, se incluirá el módulo de Evaluación y Asistencia del alumno, que incluye, además, sus calificaciones y el expediente básico del funcionario a cargo del grupo.
Etapa 3: Se denomina Comunicación. Incluirá la gestión de comunicados al hogar en el centro educativo, un expediente estudiantil extendido, actividades del centro educativo y la planilla.
Etapa 4: Llamada Prontuario. Incluye el expediente del funcionario (carrera profesional, vacaciones, evaluación del desempeño).
Etapas 5, 6, 7 y 8: Incluyen módulos sobre el planeamiento docente de acuerdo a los programas de estudio, recursos interactivos con los que cuenta, concursos internos en los que ha participado, traslados, licencias y gestión disciplinaria (causas abiertas del funcionario).
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También se incluirá información del centro educativo (infraestructura, equipamiento y mobiliario), gestión de Juntas Educativas y Administrativas e integración con sistema de presupuestos.
¿Por qué no se hizo antes?
La pregunta es por qué si la Dirección de Informática de Gestión tiene 138 funcionarios, no han trabajado en digitalizar la información.
Villalta indicó que este departamento ha estado concentrado en el diseño, programación e implementación de “soluciones administrativas que atendieron otras prioridades”, como la puesta en funcionamiento del Sistema de Recursos y Pagos de Gestión (Integra 2), en coordinación con otras instituciones del estado.
Ese sistema se implementó desde mayo del 2014 y solo ejecuta el pago de salarios en coordinación con Hacienda.
“Dada esta coyuntura, esta Administración vio el potencial de los sistemas creados y diseñó un proyecto integral, con las nuevas tecnologías y metodologías de desarrollo de software, que es la nueva plataforma ministerial”, añadió Villalta.
FUENTE: MEP || DISEÑO LN / LA NACIÓN.
