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Una de las consultas más recurrentes de cara a la presentación de la declaración del impuesto sobre la renta es cuáles son los gastos que las empresas y personas con actividad lucrativa pueden considerar como deducibles de este tributo.
Un gasto deducible es aquel que se puede restar de la renta bruta para obtener la renta neta gravable. Esto significa que, al reducir la renta neta, se reduce también el monto de impuesto que se debe pagar.
Sin embargo, hay algunos gastos que las empresas pueden creer que son deducibles y en realidad no lo son, lo que podría conducir a tener que hacer una declaración rectificativa e incluso, exponer al contribuyente a eventuales multas y sanciones. Estas pueden ser desde el 1% del salario base por cada registro incorrecto (¢4.622), un salario base (¢462.200) o hasta 100 salarios base (¢46.200.000), según la falta.
Con ayuda de dos especialistas tributarios, le mencionamos algunos gastos que son deducibles y otros que no, según los artículos 8 y 9 de la Ley del impuesto sobre la renta, así como resoluciones de la Administración Tributaria.
Condiciones para deducir un gasto
Christopher Rugama, socio de Impuestos de Baker Tilly Costa Rica, explicó que los gastos deducibles son aquellos útiles, necesarios y pertinentes para producir la utilidad o beneficio de la actividad lucrativa.
Por su parte, Francisco Villalobos, exdirector general de Tributación y socio de ICS aclaró que el gasto debe tener una relación directa o una conexidad con el ingreso real o potencial. Esto quiere decir que los gastos tienen que estar estrictamente ligados a la actividad del contribuyente.
Además, solo se podrán descontar aquellas erogaciones que estén “debidamente respaldadas por comprobantes y registradas en la contabilidad”. O sea, aquellos que estén respaldados por un comprobante electrónico.
Según Villalobos, existe “abundante” jurisprudencia que rechaza los gastos que no cuentan con comprobantes idóneos. Sin embargo, hay algunos gastos que no generan documento digital o para los que no se puede exigir sus requisitos, como los efectuados en el exterior, gastos por depreciación o los intereses de créditos.
En el caso de que se trate de una compra a una empresa no domiciliada en Costa Rica, será necesario haber hecho la retención del impuesto sobre las remesas al exterior para poder descontar el gasto, según Villalobos.
Los intereses de una operación crediticia necesaria para la actividad también son susceptibles de ser descontados. Por ejemplo, un préstamo para la compra de oficinas. En ese caso, solamente los intereses son deducibles, porque estos se asumen como un gasto financiero, mientras que el principal de la deuda no se interpreta así, según Rugama.
Además, las compras en establecimientos que operan bajo el régimen simplificado, el cual permite a esas empresas emitir comprobantes físicos en lugar de los electrónicos, tienen un procedimiento especial. Las personas que compran a esos locales deben tener copia de su comprobante físico de pago y llenar una “factura de compra” en el sistema de comprobantes electrónicos que se utilice regularmente para sus gestiones tributarias.
Estas facturas de compra las hace el mismo contribuyente en el mes que hizo la operación, y también se deben incluir en la declaración del Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA). Sin ella, no se podrá deducir ese gasto específico.
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Cuáles gastos sí son deducibles
El artículo 8 de la Ley del impuesto sobre la renta incluye algunos gastos deducibles generales, siempre y cuando estén asociados a la actividad lucrativa y no sean para un consumidor final, como el costo de los combustibles necesarios para producir la renta.
Según Rugama, si las empresas ocupan un espacio físico, pueden deducir su alquiler, además de servicios públicos como agua y luz, siempre y cuando estos estén a nombre del contribuyente o en el contrato de alquiler, se indique que debe asumir esos gastos.
Además, todos los pagos a trabajadores que estén registrados ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) como sueldos, bonificaciones, regalías y aguinaldos también son susceptibles a ser descontados. Asimismo lo son las primas de seguros contra incendio, robo, hurto, terremoto u otros riesgos y los viáticos.
Sin embargo, el artículo 9 de la misma legislación señala una serie de gastos no deducibles de la renta bruta, como el valor de las mejoras permanentes hechas a los activos y construcciones; o las utilidades, participaciones sociales o dividendos pagados a socios o accionistas de las empresas.
Jenny Lumbi, experta tributaria de ICS, explicó que los pagos superiores a ¢1.386.600 no podrán ser deducibles si se hacen en efectivo. Únicamente si cuentan con un respaldo mediante transferencia o cheque bancario. Ese monto es el equivalente a tres salarios base, el cual se podría actualizar cada cierto tiempo.
Hasta el momento, la Administración Tributaria no considera parte de la actividad de la empresa los gastos relacionados con sus fiestas u obsequios de fin de año. Los beneficios al empleado, que no se reportan ante la seguridad social, no son útiles, necesarios y pertinentes para la actividad económica, explicó Rugama.
Al mismo tiempo, inversiones como el pago de salarios en empresas solo serán deducibles si se realizaron las debidas retenciones de ley anteriormente, como las cargas sociales o los montos de impuesto sobre la renta a trabajadores asalariados.
Consideraciones especiales
Los expertos tributarios recordaron otros detalles importantes que los contribuyentes no deben olvidar a la hora de su declaración.
En primer lugar, las personas que brindan servicios profesionales pueden deducir el 25% de los ingresos brutos de la actividad sin necesidad de tener los respaldos de facturación. Pero el contribuyente que opte por ese sistema no podrá agregar más gastos a su declaración que ese porcentaje específico de sus ganancias.
Además, Rugama mencionó la importancia de conservar la información relacionada con la actividad económica por cinco años. Esto incluye facturas, comprobantes de pago, contratos y cualquier otro documento que respalde los gastos deducibles. En el caso de bienes como computadoras o maquinaria, se debe considerar el tiempo de vida útil establecido por el Ministerio de Hacienda, a lo que se suman cinco años adicionales, según el artículo 51 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.
Además, explicó que ningún impuesto, como el IVA, es deducible. Sin embargo, señaló que algunos timbres, como el Timbre de Educación y Cultura, sí se puede deducir, que suele ser el caso más común entre los contribuyentes.
