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La empresa encargada de implementar el nuevo sistema contable de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) aseguró que los incidentes registrados desde su puesta en marcha “son mínimos”.
Mediante la licitación pública N.° 2018LN-000008-5101, en el 2018, la CCSS contrató a la compañía Qintess para desarrollar el inicio de operaciones, el lanzamiento y el primer cierre contable de su nuevo sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), desarrollado por SAP.
Este sistema, que entró en vigencia el 2 de junio pasado, centraliza en la Administración Central de la CCSS todos los procesos de facturación, pagos a proveedores e incapacidades, que hasta entonces se ejecutaban de manera descentralizada.
No obstante, desde su implementación presenta errores en la descarga de recetas y en su registro en los perfiles de los pacientes, así como pérdida de control sobre las existencias y las cantidades reales de medicamentos.
Además, se han detectado fallas en la trazabilidad de fármacos de uso restringido, como fentanilo y morfina, así como en la contabilidad financiera de la institución, incluyendo el pago a proveedores.
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Pese a estas deficiencias, ante consultas de La Nación, la empresa afirmó que ha cumplido de manera estricta con los entregables establecidos, los cuales fueron validados y recibidos formalmente por la Caja mediante sus procesos de revisión técnica y financiera.
De acuerdo con Qintess, la Caja se encuentra en una “fase de estabilización” del ERP-SAP, durante la cual se han identificado necesidades de ajustes en los datos maestros, integración con aplicaciones externas, como el Sistema Integrado de Farmacia (SIFA) y el Sistema Integrado de Gestión de las Personas (SIPE), capacitación de usuarios, y definición de roles y perfiles.
La empresa aclaró que estas situaciones no corresponden a defectos de la plataforma.
“Los registros de operación confirman que los incidentes atribuibles al software son mínimos, menos de cinco al mes, mientras que la mayoría corresponden a ajustes funcionales o evolutivos solicitados por la CCSS, propios de una organización que adapta un nuevo modelo de gestión”, señaló la empresa privada.
Según la empresa, el ERP-SAP ya ofrece beneficios “concretos y verificables”, como la unificación de inventarios físicos y contables con trazabilidad por lote y fecha de vencimiento, así como el control presupuestario y de costos en tiempo real.
También asegura permitir el costeo transversal de bienes y servicios, facilitando conocer con precisión los gastos operativos de cada área, y la estandarización de procesos financieros y logísticos, con segregación de funciones y auditoría integrada.
Pese a esto, antes de su implementación, autoridades de la CCSS advirtieron a la Gerencia Médica y a la Dirección del Plan de Innovación, responsable del ERP-SAP, sobre pendientes “críticos” en la integración del SIFA con el sistema.
Entre las observaciones se señalaron catálogos desactualizados, la necesidad de una demostración completa de los módulos SAP para farmacia y fallas en la actualización en tiempo real de los movimientos.
También se registraron discrepancias en lotes, inventarios desactualizados, reportes financieros incompletos, problemas de capacitación, migración de datos poco clara y un plan de contingencia no validado.
Además, se advirtió que estas deficiencias podían afectar la trazabilidad, la integridad de los datos y la continuidad de los servicios farmacéuticos de la institución, según consta en los oficios GM-DDSS-1652-2024, GM-DDSS-0663-2025, GM-DDSS-1083-2025 y GM-DDSS-1156-2025.
A pesar de ello, la CCSS aprobó la entrega del desarrollo realizada por Qintess el 4 de agosto y efectuó el pago correspondiente de $1,9 millones diez días después.
